كيف يحوّل «مساعد الجداول الزمنية» في Odoo 20 نشاطك اليومي على الحاسوب إلى سجلات وقت لا عليك سوى الموافقة عليها.

المشكلة التي يعرفها كل فريق عمل

اسأل أي شخص يحاسب العملاء بالساعة، أو يتابع التكلفة الفعلية للمشروع، وسيخبرك بالأمر نفسه: تعبئة الجداول الزمنية هي المهمة التي ينساها الجميع. في نهاية اليوم، أو الأسوأ في نهاية الأسبوع، يحاول الناس إعادة بناء جدولهم من الذاكرة. تُنسى اجتماعات، وتختفي مكالمات سريعة، وتبقى ساعات عمل حقيقية دون فوترة.

يعالج Odoo 20، أحدث إصدار من برنامج إدارة الأعمال الشهير، هذه المشكلة بميزة جديدة تسمى «مساعد الجداول الزمنية» (Timesheet Assistant). لا تحتاج إلى معرفة Odoo لفهم الفكرة، لذلك يشرح هذا المقال كل شيء من البداية.

ماذا يفعل مساعد الجداول الزمنية؟

باختصار: يراقب التطبيقات والمواقع التي تستخدمها خلال اليوم، ويخمّن المشروع الذي ينتمي إليه كل عمل، ثم يقدّم لك قائمة جاهزة من سجلات الوقت. تراجع القائمة، وتصحح ما يبدو خاطئًا، ثم تضغط «إنشاء».

لا تتم إضافة أي شيء إلى جدولك الزمني تلقائيًا. المساعد يقترح فقط، والتحكم دائمًا بيدك.

1. 1. التتبّعالتطبيقات والمواقع
2. 2. المطابقةالقواعد تصنّف النشاط
3. 3. الاقتراحمجمّعة حسب المشروع
4. 4. التأكيدتضغط «إنشاء»

الخطوات الأربع لمساعد الجداول الزمنية. الخطوتان 1 و2 تحدثان بهدوء في الخلفية (مع تقويم Odoo والتخطيط الخاص بك). الخطوتان 3 و4 هما الوحيدتان اللتان تقوم بهما أنت.

كيف يعمل من الداخل

التتبّع. يعتمد المساعد على أداة مجانية مفتوحة المصدر تسمى ActivityWatch تُثبَّت على حاسوبك. تسجّل الأداة التطبيق أو تبويب المتصفح النشط ومدة استخدامه. وتضيف إضافة اختيارية للمتصفح (Chrome أو Firefox) تفاصيل على مستوى المواقع.

المطابقة. بعد ذلك يطبّق Odoo «قواعد المساعد». القاعدة نمط نصي صغير (يُسمى تقنيًا «تعبيرًا نمطيًا» Regular Expression) يتعرّف على نشاط معيّن، مثل مكالمة Google Meet أو العمل في مستودع برمجي، ويضع له تسمية. يأتي Odoo بقواعد جاهزة لـ Odoo نفسه وGitHub وGoogle Docs وGmail وGoogle Meet وDiscord. وبمجرد تفعيل قاعدة ما، يُنسب النشاط اللاحق إليها حتى تُفعَّل قاعدة أخرى.

الاقتراح. يدمج Odoo هذه الأنشطة المصنّفة مع أحداثك في تقويم Odoo وتخطيطك، ثم يسند كل اقتراح إلى مشروع ومهمة. كما يتعلم من اختياراتك السابقة، فإذا أسندتَ اقتراحًا إلى مشروع مرة واحدة فمن المرجّح أن يذهب إليه مجددًا.

التأكيد. تفتح شاشة المساعد، وتحدد اقتراحًا واحدًا أو أكثر، وتعدّل التفاصيل عند الحاجة، ثم تضغط «إنشاء». عندها تتحول إلى سجلات وقت عادية.

أين تجده وكيف تُعدّه

يوجد المساعد داخل تطبيق الجداول الزمنية (Timesheets). ويستغرق الإعداد دقائق قليلة لكل شخص.

1. فعّله. انتقل إلى Timesheets > Configuration > Settings وفعّل خيار Timesheets Assistant. يجب أن تُسجَّل الجداول الزمنية بالساعات والدقائق (إعداد «طريقة الترميز» Encoding method)، وإلا فلن يكون الخيار متاحًا.
2. ثبّت أداة التتبّع. افتح Timesheets > Assistant. سيرشدك Odoo خطوة بخطوة لتثبيت ActivityWatch على حاسوبك. الأنظمة المدعومة تشمل Windows 10 وmacOS 10.15 وUbuntu 22 أو أحدث. إضافة المتصفح اختيارية.
3. اربطها بـ Odoo. انسخ عنوان Odoo الخاص بك إلى إعدادات ActivityWatch (وهذا يخبرها بأن Odoo مسموح له بقراءة بياناتها)، ثم اضغط Test connection.
4. اعمل كالمعتاد. يبدأ التتبّع تلقائيًا كل يوم. تُتجاهل الفترات الأقصر من دقيقة، وتُحتسب ثلاث دقائق دون نشاط على لوحة المفاتيح أو الفأرة استراحةً.
5. راجع وأنشئ. في أي وقت، افتح Timesheets > Assistant، وحدد الاقتراحات التي تريدها، وعدّلها إن لزم، ثم اضغط Create. ويمكن حذف الاقتراحات غير المرغوبة ببساطة.

القواعد ببساطة: مثال تطبيقي

القواعد هي ما يحوّل النشاط الخام إلى شيء ذي معنى. إليك شكل قاعدة لمكالمات الفيديو مع العملاء. الحقول هي نفسها التي يطلب منك Odoo تعبئتها.

ماذا عن الخصوصية؟

هذا أول سؤال يطرحه معظم الناس، وجواب وثائق Odoo مطمئن: تُعالَج جميع بيانات النشاط محليًا على جهازك الخاص ولا تُشارَك مع أي أحد، داخل شركتك أو خارجها. تبقى الاقتراحات خاصة بك إلى أن تقرر تحويلها إلى سجلات وقت. والسجلات التي تنشئها وحدها هي التي تصبح مرئية لمديرك ولبقية النظام.

Odoo 19 مقابل Odoo 20

كان Odoo 19 يدعم الجداول الزمنية عبر الإدخال اليدوي والمؤقّتات. أما الجديد في Odoo 20 فهو مصدر السجلات.

من المستفيد وكيف؟

• الموظفون يقضون وقتًا أقل في الأعمال الإدارية ويتوقفون عن القلق بشأن الساعات المنسية.
• المديرون يرون جداول زمنية أكثر اكتمالًا، مما يجعل تقارير المشاريع والتخطيط أكثر موثوقية.
• فرق المالية والفوترة تستطيع فوترة وقت كان سيبقى دون تسجيل في السابق.
• الشركات القائمة على المشاريع (الاستشارات والوكالات وفرق البرمجيات) تحصل على صورة أدق لتكلفة كل مشروع الفعلية.

أمور يجب وضعها في الحسبان

• يتطلب تثبيتًا لمرة واحدة على حاسوب كل شخص، لذا فهو يناسب العمل المكتبي على الحاسوب أكثر من العمل الذي يتم في معظمه بعيدًا عنه.
• جودة الاقتراحات من جودة القواعد التي تقف خلفها. توقّع أن تعدّل القواعد أو تضيف قواعد جديدة خلال الأسابيع الأولى.
• قد تحتاج المهام القصيرة والمتفرقة إلى تصحيح يدوي قبل إنشاء السجل.
• هو مساعد وليس بديلًا عن الحكم البشري: الناس هم من يقررون ما يدخل في الجدول الزمني.

الخلاصة

لطالما طلبت الجداول الزمنية من الناس أن يتذكروا الماضي. أما مساعد الجداول الزمنية في Odoo 20 فيقلب المعادلة: يحتفظ النظام بسجل خاص ليومك، وما عليك سوى الموافقة على ما هو دقيق. وبالنسبة لأي فريق يحاسب بالساعة أو يدير مشاريع، فهذا تحسين عملي، ولا يتطلب من أحد فهم البرنامج الذي يعمل خلف الكواليس.

المصادر: وثائق Odoo 20 (Timesheet assistant، odoo.com/documentation)؛ ملاحظات إصدار Odoo 20؛ مقالات الشركاء من Octura Solutions وTarget Integration.